I certificati possono essere rilasciati solo dal Comune di residenza e possono essere in carta libera o in bollo a seconda dell'uso.
Si deve compilare un apposito modulo direttamente presso gli sportelli dell'ufficio di competenza, muniti di regolare documento di riconoscimento.
Al cittadino è inoltre consentito di presentare in via definitiva alle pubbliche amministrazioni, ai gestori o esercenti di pubblici servizi ed ai privati (che acconsentano ad accettarla) una propria dichiarazione (dichiarazione sostitutiva di certificazione) relativa a stati od eventi - tra cui la propria residenza - in sostituzione del certificato.